Aangezien de medische afhandeling en acceptatie voorheen altijd intern via papieren dossiers liep en er met de klanten (extern) via de post of telefonisch gecommuniceerd werd is er naarmate de tijd van de aantrekking van automatisering de behoefte ontstaan om dit end-to-end proces vast te leggen binnen enkele systemen. Ook ontstonden er steeds meer mogelijkheden om te integreren/aan te sluiten met klanten en partners voor een volledige digitale afhandeling.

In de huidige (papieren) processen waren er o.a. verbetermogelijkheden op de gebieden van een efficiëntere werkwijze, snellere opslag van documenten en benaderbaarheid, wachttijden verkorten met klanten en snellere verwerking van een acceptatie dossier.

Om het interne proces efficiënter in te richten is er een systeem ontwikkelt wat ervoor zorgt dat externe partijen (klanten en relaties) makkelijk kunnen integreren zodat er (dossier) informatie en afhandeling statussen digitaal uitgewisseld kunnen worden. Bovendien zorgt het voor de begeleiding van de diverse processtappen, opslag van documentatie, taken -en workflow acties en aansturing naar de klanten toe (zowel op papier als digitaal). Daarmee kunnen verschillende gebruikers/rollen in het systeem het werkproces inzien, doorlopen -en volgen, en het werk managen en coördineren.

Naast het interne proces was er een sterke behoefte om de klanten beter te kunnen bedienen. Dit om doorlooptijden te verkorten in het totale proces en de klant doelgericht acties te laten nemen op een digitaal kanaal. Vaak is het namelijk zo dat er verschillende documentatie nodig is om een medische beoordeling te kunnen doen. Dit kan in een papieren wereld leiden tot veel ping-pongen tussen RMG en de klant. Hierom is het idee ontstaan om een deze services met eindgebruikers af te handelen via een klantportaal.

Bij ieder medisch of niet-medisch aanvraagtraject waarin een eindgebruiker informatie levert en ontvangt, zoals: ingevulde vragenlijsten, toestemmingsformulieren, voortgang en uitslagen van het klantdossier – wordt gebruik gemaakt van een eigen omgeving waarop wordt ingelogd door alle betrokken partijen. Zo is er 1 plek voor de klant waarin er een volledige afhandeling gedaan kan worden. Vanuit het interne informatiesysteem worden er informatie berichten op het klantportaal klaargezet. Hiermee wordt de klant geïnformeerd over hetgeen wat nodig is voor de afronding van bv. een medische acceptatie. Naast de informatie worden er ook actie berichten klaargezet. In deze actieberichten worden o.a. vragenlijsten digitaal doorlopen en goedkeuringen gegeven. Soms kan het zo zijn dat er aanvullende informatie nodig is. De klant kan dit dan uploaden en sturen naar RMG voor verdere beoordeling.

Daarnaast heeft de klant met het klantportaal altijd het inzicht in zijn of haar klant dossier details.

Het interne informatiesysteem en de klantenportaal werken daarin samen met elkaar. Zo stuurt het ene systeem het andere systeem aan, zodat er een volledig digitaal kanaal is voor interne medewerkers en zowel voor de klanten