Office Manager

Contact: info@innovine.nl

Taakomschrijving

Office Manager

Innovine bevindt zich in de situatie om de volgende stap te maken in het groeiproces. Samen met ons nieuwe zusterbedrijf RetSoft willen we ons volgende doel bereiken: een organisatie dat een groot scala van dienstverlening aanbiedt op het gebied van software(ontwikkeling). Softwareontwikkeling op maat, het maken van integraties, websites en online marketing behoren tot de projecten. Daarnaast zijn er aantal standaard softwareoplossingen zoals een digitaal archiefsysteem, een Document Management Systeem (DMS), een app voor de overheidssector en een kassaregistersysteem complementeren op dit moment ons werkgebied.

Door onze groei zijn wij op zoek naar een commercieel administratief medewerker, oftewel een échte 1000 poot die mee wil helpen aan de verdere groei van onze organisatie. Met de groei van ons bedrijf ga je zelf ook door ontwikkelen en verder groeien.

Je komt te werken binnen een organisatie waarbij de focus ligt op innovatie, klantwensen en betrouwbaarheid van de projecten en producten die worden ontwikkeld. Jouw collega’s zijn collegiaal, open, geïnteresseerd en gedreven. We hebben een platte organisatiestructuur waarbij iedereen inspraak heeft. Vrijheid en verantwoordelijkheid zijn twee belangrijke kenmerken die bij de functie horen.

Wie zijn wij?
Innovine Software Solutions is een Nederlands bedrijf met grote ambities. Met de dochterondernemingen Retsoft B.V., Cu4iS B.V. en QB Services B.V. waarin projecten én producten zijn ondergebracht. We werken met een team van software ontwikkelaars op twee locaties (Alkmaar en Groningen). Daarnaast hebben we een service- en supportafdeling die onze klanten helpen met vragen en problemen. Daar waar de vragen de standaard support te boven gaat wordt een consultant of software ontwikkelaar ingezet.

Naast vrijheid en verantwoordelijkheid is resultaatgerichtheid én kwaliteit van groot belang. Mede daarom zijn wij ook ISO gecertificeerd.

We hebben naast Nederlandse klanten ook diverse klanten in het buitenland. Van België en Duitsland tot Amerika en Canada. In Duitsland, Zuid-Afrika en Bosnië hebben we distributeurs. Dit willen we nog verder gaan uitbreiden.

Wat ga je doen?
Als Commercieel administratief medewerker voer je de volgende werkzaamheden uit.

  • Voor onze klanten ben je het eerste aanspreekpunt. Omdat 99 % van de binnenkomende telefoons van klanten zijn, beantwoord je dan ook de telefoon. Deze telefoons bevatten algemene vragen, commerciële vragen en hulpvragen over projecten of producten.
  • Deze vragen beoordeel je, je maakt wanneer nodig service calls aan en brengt dit onder bij de juiste persoon (servicedesk of softwareontwikkelaar). Wanneer het een servicedesk vraag betreft die je zelf kunt beantwoorden, verleen jij zelf de service. Je bewaakt de voortgang van de servicevragen. Het is erg belangrijk dat de klant snel en accuraat wordt geholpen.
  • In de producten die we verkopen ga je je verdiepen om de eerste lijn support inhoud te kunnen geven.
  • In overleg met o.a. onze marketeer help je mee aan bepaalde commerciële acties, bijvoorbeeld een marktonderzoek bij bestaande of potentiële nieuwe klanten, inhoudelijke stukken schrijven voor de nieuwsbrief en het plaatsen van content op de website. Het is een grote pré als je ook van 1 of 2 producten (online) demonstraties kunt geven (dit wordt je uiteraard geleerd).
  • Je bewaakt de urenadministratie en voert de maandelijkse facturatie uit. Dit doe je deels in overleg met de projectverantwoordelijke.
  • Je bewaakt de info e-mailaccount. Hier komen o.a. de inkomende facturen binnen. Deze registreer je in het Document Management Systeem en je zorgt ervoor dat dit in de financiële administratie verwerkt wordt.
  • Je zorgt ervoor dat de overige binnenkomende post via het e-mailaccount in het DMS wordt verwerkt en bij de juiste persoon komt. De nog resterende (op papier) binnenkomende post wordt gescand en in het DMS geregistreerd.
  • Je voert de financiële administratie voor de drie werkmaatschappijen.

Wat verwachten we van jou?

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding (bijvoorbeeld in een economische of commerciële richting)
  • Een commerciële, klantgerichte en dienstverlenende instelling.
  • Enthousiasme en een leergierige instelling; zodat je een goede bijdrage aan de groei van de organisatie kan verlenen.
  • Een échte duizendpoot. We bevinden ons in een groeifase, bij verdere doorgroei kunnen we taken verder organiseren waarbij rekening wordt gehouden met jouw wensen!
  • Dat je verantwoordelijkheid voelt en neemt.
  • Affiniteit met IT. Je bent geen programmeur maar bent wel goed in de applicaties die dagelijks worden gebruikt ( WORD, EXCEL e.d.).
  • Ervaring is een pré maar zeker niet het belangrijkste. Je moet wel de juiste instelling hebben.
  • Collegialiteit is van groot belang. Je collega’s rekenen op je zoals jij je ook op je collega’s kan rekenen.

Wat kan je van ons verwachten?

  • Een prima marktconform salaris bij de juiste geschiktheid
  • Afhankelijk van je woonplaats een bureau in ons kantoor in Groningen of Alkmaar
  • Een uitdagende baan van 32 tot 40 uur per week
  • Een flexibele organisatie waarbij je een grote vrijheid hebt
  • 25 vakantiedagen + 3 toegewezen verlofdagen door directie
  • Werken In een professioneel team
  • Inspraak, ontwikkelmogelijkheden en doorgroei

Ben je geïnteresseerd? Schrijf dan een korte motivatie e-mail met je C.V.

Heb je interesse?

    Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.

    Geïnteresseerd?

    Neem contact met ons op!