Vaarwel Papieren Documenten, wij gaan volledig Digitaal!
Een geïntegreerd administratie -en servicesysteem
Wie is Quality Services?
Quality Services biedt duurzame oplossingen op maat als het gaat om hygiëne van sanitaire voorzieningen, keukens en vloeren. Naast het leveren van de producten gaat het QS ook om het partnerschap met de klanten. Dit betekent regelmatig contact hebben, onderhoud plegen en service verlenen op locatie. Deskundig advies en professionele montage helpen bij het grip krijgen op hygiëne.
De missie: “QS doet er alles aan zodat iedereen dagelijks en overal optimale hygiëne beleeft in sanitaire ruimtes, keukens en op vloeren”.
HET GEINTEGREERDE ADMINISTRATIE- EN SERVICESYSTEEM
Ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen heeft Innovine samen met Quality Services twee applicaties gemaakt. Binnen de eerste applicatie hebben (interne) administratieve medewerkers verschillende mogelijkheden waarin ze hun taken kunnen uitvoeren. Ook is er een systeem gemaakt voor de (externe) servicemedewerkers. Dit is het personeel wat dagelijks klanten bezoekt. Zij handelen de service nu volledig digitaal af, wat voorheen handmatig ging. Beide systemen zijn geïntegreerd met elkaar.
Om een beeld te krijgen van de taken die de twee afdelingen deden, benoemen we hier enkele voorbeelden van in bullet points.
Interne administratieve medewerkers:
- Onderhoudscontracten maken en beheren;
- Bestelbonnen en facturen opmaken;
- Planningen maken.
Externe servicemedewerkers:
- Het fysiek ophalen van de producten in verschillende depots;
- Klantbezoeken voor service(onderhoud). Dit doen ze op basis van de planning om efficiënte bezoeken te verrichten;
- Bestelbonnen laten ondertekenen door klanten;
- Automatische verwerkingen van deze bonnen voor het maken van een factuur.
Al deze taken werden voorheen voornamelijk handmatig en via papier verwerkt. Door het handmatig werk kwam het geregeld voor dat de data niet altijd correct was, wat vervolgens weer resulteerde in fouten binnen het proces.
WELKE BEHOEFTE WAS ER?
De administratie verliep voorheen altijd via een papierenafhandeling waarin ordners, werkbakjes en communicatie nog fysiek – van persoon tot persoon – over afdelingen overgedragen werden. Aangezien de administratieafdeling en de serviceafdeling geïntegreerde processen hebben speelde er steeds meer de behoefte om van deze ‘papieren’ processen af te stappen en op een andere manier samen te werken.
In deze papierensituatie waren er o.a. verbetermogelijkheden om processen te integreren, medewerkers de tools te geven om hun werk efficiënter en klantvriendelijker te kunnen doen en het contractmanagement gedigitaliseerd te laten verlopen.
Quality Services wilde daar een IT-oplossing waar zij de belangrijkste processen kunnen borgen ter ondersteuning van het dagelijks leveren van de installatie, montage, service en het onderhoud van sanitaire voorzieningen.
WAT WAS DE OPLOSSING?
Het was van belang om IT-oplossingen te bieden die het managen en het verwerken van contracten volledig kon ondersteunen. Vanuit dit systeem moest de aansturing van de planning verzorgd worden voor de serviceverlening van de klanten. Deze afdeling moet vervolgens de planning en serviceverlening kunnen uitvoeren bij de klanten van Quality Services.
Er zijn daarom 2 applicaties gemaakt die geïntegreerd zijn met elkaar:
- Een administratiesysteem;
- Een servicesysteem.
Om een idee te krijgen van de geautomatiseerde stappen bestaan de systemen (o.a.) uit de volgende functionaliteiten:
- Het vastleggen van contractbeheer;
- Geautomatiseerde planning op basis van contracten;
- Automatische verwerkingen van de administratie (o.a. planning & facturatie);
- Opmaken van verschillende type ‘bonnen’;
- Serviceverlening registratie;
- Documentenbeheer;
- Routenavigatie;
- Service afhandeling bij klanten;
- Uitwisseling en workflow afhandeling voor beide systemen;
- Rapportages en exports.
Komt jouw situatie overeen met deze en verlang je ernaar om je processen te digitaliseren? Neem hier contact op met Innovine voor een vrijblijvend en gratis advies.
Vragen? Neem contact op
In Touch